上海徐汇重点机构档案存放标准,档案库房如何建设,存放环境要求有哪些

专注解决落户过程中的各种疑难问题，随时DD ，只解决问题，不贩卖焦虑！
专业顾问将在2小时内为您提供个性化落户方案，13816103920（同V）

2025/10/20 03/31/30

你是不是也在为上海徐汇区重点机构的档案存放问题发愁？档案这东西，看着不起眼，管不好可真能惹出大麻烦。别担心，今天咱们就把徐汇区对重点机构档案存放的那些标准要求一次说清楚，让你不再为档案管理犯难！

什么样的档案算“重点”？徐汇区的界定标准

首先咱们得弄明白，在徐汇区什么样的档案会被看作是“重点档案”？根据相关规定，重点档案是指在徐汇区历史发展进程中形成的，对国家、社会和本地区具有重要凭证、参考和研究价值的各类档案。

具体来说，主要包括以下几个方面的档案材料：

简单来说，只要是涉及徐汇区重要发展历程、具有长期保存价值的档案，都属于重点档案范畴，需要按照特殊要求进行管理。

说到档案存放，首先得有个合格的“家”。徐汇区对重点机构的档案库房可是有一系列明确要求的，绝不是随便找个房间就能当档案室。

档案用房首先要实现“四分开”，也就是档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房应该分别设置。如果条件实在有限，至少也要分区设置，这点对保证档案安全特别重要。

库房面积可不是越大越好，而是有科学计算方法的。一般是按（档案存量+年增长量×存放年限）×60m2/万卷（或10万件）来测算。如果档案数量少于2500卷，库房面积按15m2测算就可以了。

另外，档案库房的选址和建筑设计也有讲究。库房里是不能设置明火设施、给水点和给排水管道的，这是基本的安全要求。同时，库房楼面的荷载能力也要足够，如果要用密集架，荷载标准值不应小于8kN/m2。

选好了库房，接下来就是里面的装备了。合适的档案装具和设施设备不仅能延长档案寿命，还能大大提高工作效率。

档案装具主要包括三大类：

设施设备方面，最重要的是“八防”设施——防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染。这些都需要相应的专业设备来保障。

特别是温湿度监测调控设备，徐汇区重点机构档案库房通常要求配备空调系统、加湿机、除湿机等。现在电子温湿计是首选，条件好的可以配带记录功能的温湿度记录仪。

消防设施也不能马虎，推荐使用洁净气体、惰性气体或高压细水雾为介质的灭火装置，干粉和泡沫灭火器因为容易残留，不建议在档案库房使用。

有了硬件设施，接下来就是日常管理的软实力了。徐汇区对重点档案的管理流程有着明确规范，主要包括收集、整理、保管、利用等环节。

收集阶段，各机构要建立健全收集制度，明确收集范围，确保重点档案应收尽收。每年要在规定时间前将上一年度的重点档案向区档案局移交。

整理环节，要遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。一般流程是组件（卷）、分类、排列、编号和编目。不同门类的档案整理单位可能不同，比如文书档案一般以件为单位整理，而科技档案、会计档案则以卷为单位整理。

编号时，档号要体现档案来源、门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。徐汇区正在推进“卷件融合”管理思路，目的是统一规范不同整理方式的档案。

保管阶段，要定期检查和清点档案，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案要及时修复，延长档案寿命。档案的保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限一般分为30年、10年。

随着信息技术发展，档案数字化已经是必然趋势。徐汇区也在积极推动重点档案的数字化工作，要求纳入全区档案信息化建设总体规划。

数字化的流程一般包括档案扫描、图像处理、数据挂接和存储管理。扫描时要使用专业设备，保证图像清晰完整。完成后还要将数字图像与档案目录挂接，建立索引关系。

徐汇区还在推进“一网通办”电子文件归档工作，将档案系统与“一网统管”平台对接，这些都是档案管理现代化的重要举措。

说到这里，可能有人会问：“档案数字化后，纸质档案还要保留吗？”答案是肯定的。数字化是为了方便利用和保护原件，但具有重要价值的档案原件仍需按规定妥善保存。

未来几年，徐汇区将继续推进档案新馆建设，定位是“公共文化新地标”，目标是建成“徐汇发展的智库和文化宝库”。这意味着重点机构的档案管理工作将更加专业化、规范化。对于档案管理人员来说，也需要不断学习新知识、新技术，适应档案管理现代化的要求，这样才能真正做好重点档案的科学管理。

20251020033130