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2025/10/20 03/31/31

哎呀，说起来你可能不信，很多初到上海外企工作的小伙伴，都会遇到一个有点让人头疼的问题——公司HR说：“不好意思，我们公司没有权限接收你的档案哦。” 这时候你是不是有点懵？档案这么重要的东西，不能放公司，那该放哪儿呢？别急，今天咱们就好好聊聊这个话题，帮你理清思路！

首先，为啥外企不能保管档案？

这事儿得从根儿上说清楚。其实啊，国家对于哪些机构有资格保管人事档案，是有明确规定的。简单来说，只有特定的国有单位才具备这种资质。

根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案的管理机构，必须是县级以上（含县级）的公共就业和人才服务机构。像私企、民企，还有咱们今天谈的外资企业，按照规定都是不具备档案保管权限的。所以，你公司HR说的没错，他们不是不想帮你，而是按规定确实不能接收。

你可能觉得这规定有点死板，但换个角度想，这是为了确保档案管理的规范性和安全性，由专业机构统一管理，反而能更好地保护咱们的权益。

那么，档案到底该放哪儿？

这可是核心问题！对于在上海外企工作的你来说，答案主要取决于你的户口在哪里。这点很重要，可以说是决定了你档案的“归宿”。

如果你的户口在上海：太棒了，这事就简单多了。根据上海市的相关规定，你的档案应该根据属地化管理原则，转递到你的户籍所在区的就业促进中心进行管理。简单说，就是档案跟着户口走。
如果你的户口还在老家（非上海户籍）：这也是非常普遍的情况。那么，你的档案通常应该由你户籍所在地的公共就业和人才服务机构来管理。也就是说，档案一般需要转回老家的正规人才市场或人才服务中心。

这里有个小贴士：自2015年1月1日起，全国已经取消了流动人员人事档案管理费了。所以，把这些档案存放在政府指定的公共就业和人才服务机构，是完全免费的，不用担心会产生额外的保管费用。

知道了要存到哪儿，下一步就是怎么操作了。其实流程并不复杂，关键是找对地方、用对方法。

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第一步：确认存档资格并获取调档函。你需要联系你户籍所在区的就业促进中心（上海户籍）或你老家的人才服务中心（非上海户籍），咨询办理存档需要哪些材料，并申请开具调档函。这个调档函就像是档案的“通行证”，非常重要。
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第二步：原档案机构转递档案。拿到调档函之后，你需要把它交给你现在档案存放的地方，比如你毕业的学校、之前的工作单位或者原籍地的人才中心。然后，由他们通过机要通信或专门的邮政EMS档案专递方式，公对公地寄送到上海你户口所在区的就业促进中心或你老家对应的人才服务机构。记住哦，个人是不能自己携带档案转递的。
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第三步：确认档案到达。档案寄出后，别就撒手不管了。过一段时间（通常需要几周），最好主动打电话或者通过官方网站查询一下，确认档案是否已经安全到达并成功录入系统。这一步能让你彻底放心。

可千万别小看档案存放的问题，如果处理不当，可能会变成让人非常头疼的“死档”。所谓“死档”，就是指档案失去了应有的效力和流动性。

一旦档案变成了“死档”，将来在你需要的时候，比如：

根据我了解到的情况，再加上一些常见的经验，我再