档案在单位上海落户提取全指南：单位集体户如何调档，国企档案落户材料清单

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2025/10/20 03/31/32

单位保管的档案如何调出用于上海落户？ 这是许多在上海工作的职场人，尤其是在国企、事业单位工作的员工最关心的问题之一。要知道，档案提取不当可能会直接影响你的落户申请进度。今天，我们就来详细解析档案在单位保管的情况下，如何顺利完成调档流程，为你的上海落户之路扫清障碍。

一、明确你的单位类型与档案状态

首先，你需要确认自己单位的性质，因为这直接决定了档案的调取流程和难易程度。

如果你在党政机关、事业单位或国有企业（含国有控股企业）工作，你的人事档案通常由单位的组织人事部门或上级主管单位统一管理。这类单位具有人事档案管理权限。

如果你在外企、民营企业等工作，或者你是自由职业者，即便你在上海工作，根据户籍所在地属地化管理的原则，你的人事档案一般应由你的户籍所在地的公共就业和人才服务机构管理。不过，在申报上海市居住证积分或落户申请时，档案可能会被调集至市、区人才服务中心进行核实。

调档的核心前提是获得上海人才中心出具的《流动人员人事档案调档函》 。

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何时能获取调档函：在你提交的上海落户申请（如居转户、人才引进等）预审通过之后，由单位人事在一网通办系统上下载调档函，或者由个人在落户申请系统中下载。
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核对调档函信息：下载后，务必仔细核对函头名称（必须与档案存放单位的全称完全一致）以及调档函编号等信息是否正确无误。

如果你的档案存放在上海的单位（如原国企单位），或者需要从外地有档案管理权的单位调出，流程如下：

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出示调档函：本人或委托代理人携带调档函原件前往当前档案所在单位的人事部门。
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办理档案转出：单位人事部门在核实调档函真实性后，会办理档案转出手续。
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关键一步：机要通道邮寄：档案必须通过机要通道进行公对公转递，严禁个人自行携带或用普通快递邮寄。这是确保档案安全、合规的核心环节！
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跟踪档案流向：档案寄出后，通常需要15个工作日左右到达上海人才中心。你可以登录上海市人才服务中心网站（wwwshrccomcn），进入“公共人事服务 - 人事档案管理服务”栏目查询档案是否顺利送达。

上海人才中心会对档案内容进行严格审核。如果材料缺失，会通知你补件，这会耽误落户时间。因此，提前了解档案内应包含哪些材料至关重要。

一份完整的档案通常包含以下材料：

特别注意：非上海的工作经历，其离职证明上的日期应晚于你在上海首次缴纳社保的时间，并且各段工作经历在时间上不能有重叠。

问题一：档案材料缺失怎么办？
- 高中档案缺失：联系毕业高中学校补办相关材料，然后到户籍所在地人才市场建档。
- 工作档案缺失：联系原单位补办离职证明等材料。若原单位已注销，可向工商部门申请相关证明。
问题二：档案在自己手里（“死档”）怎么办？
- 个人手持的档案是无效的。你需要联系当前档案所在单位或户籍地人才机构，办理档案激活手续，可能需要重新审核密封甚至重建档案。
问题三：调档函已开，但原单位不配合转档怎么办？
- 首先应沟通协调，说明调档函具有法律效力。若沟通无效，可向上海人才中心或上级主管部门咨询求助。

个人建议：在正式提交落户申请前，最好就能通过各种方式（如向单位人事部门咨询、或通过合法途径查询）明确自己的档案所在地和大致内容是否齐全。特别是离职证明这类关键材料，在每次离职时都必须妥善获取并确保已归档。档案问题的处理往往需要时间，提前准备才能让你在落户路上掌握主动。

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