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2025/10/20 03/31/31

作为一名长期关注档案管理领域的从业者，我今天为大家系统梳理一下在上海导出各类档案材料的详细方法。无论是办理户籍证明、从人才中心调档，还是利用线上平台远程操作，咱们一起把这事儿弄明白！

上海档案材料导出全攻略：类型、方法与实操指南

一、了解上海档案材料的主要类型

在上海，我们经常需要导出的档案材料主要分为三大类：户籍档案、人才市场档案以及馆藏历史档案。每种档案的管理机构和导出方式都有所不同，先搞清楚自己需要哪种档案，才能少跑冤枉路。

户籍档案主要由公安部门管理，包括历史户籍记录、户籍证明等。徐汇区就已经完成了纸质户籍档案的数字化加工，2000余万页户籍档案全部实现了电子化查询，现在查询时间从原来的10-20分钟缩短到了5分钟以内。

人才市场档案存放着个人的就业、学历、职业变动等重要信息，通常由市、区两级人才服务中心管理。这类档案的转移需要遵循严格的流程。

馆藏历史档案则由上海市档案馆等机构管理，包含各类历史文献、工商档案等珍贵资料。上海市档案馆目前已上线93万卷开放档案的案卷级目录和23万件档案全文，供公众在线查阅。

二、户籍档案导出详细步骤

1 线下窗口办理

如果您需要查询历史户籍档案，可以前往相关派出所的公安综合窗口办理。以前查询纸质档案需要提供详细地址和准确姓名，民警要人工翻阅查找，特别是对于年代久远、地址不确定的查询，难度很大。

现在好了，电子档案查询系统设置了户口簿册、迁移证存根等7个档案类别，可以通过档号、姓名、身份证、详细地址等多种条件组合查询。针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，系统还添加了显示前后各5页的功能，能尽最大可能显示一家人的户籍档案。

2 线上渠道办理

上海的“一网通办”平台也让户籍档案导出更加便捷。市民可以通过“随申办”APP提交开具户籍证明的申请。有市民需要证明“60年代武康路某弄某号内，自己报出生日期以及与父母的亲属关系”，工作人员在工位电脑上收到申请后，通过姓名和地址，迅速查出60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。这样，申请人在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。

浦东新区档案局还在“市民云”APP上提供档案利用服务，市民可以选择“查录预约”就近取件，也可以通过实名认证后，选择邮箱接收并下载打印民生档案证明材料，与到窗口办理获取的证明材料效果一致。

三、人才市场档案导出流程

从人才市场导出档案是比较常见的需求，尤其是工作变动时。下面是具体的操作步骤：

1 获取调档函

首先，您需要前往接收档案的单位开具调档函，这通常由单位的人力资源部门负责。调档函上需明确指出接收档案的单位名称、地址、联系方式等信息，您还需要出示存档合同、经办人员身份证，以证明您的身份和档案的存档情况。

2 办理调档手续

携带调档函和相关证件，前往档案目前所在的人才市场办理调档手续。工作人员会查询您的档案信息，并完成登记和转移档案的相关程序。在此过程中，单位代理人员需出示委托单位同意调出档案的证明。

如果是毕业生改派调档，需携带改派的新报到证与身份证至人才中心办理转出手续。

3 档案转递

档案一般通过机要方式进行投递，不可自带档案或通过普通快递寄送。办理成功后，您可以向人才市场询问快递的物流单号，查询档案转投进度。新接收单位收到档案后，会回复回执单，标志着整个档案转递手续的完成。

四、馆藏历史档案查询与导出

上海市档案馆是查询历史档案的重要机构，近年来也推出了便捷的线上服务。

1 线上查询平台

市民只需登录“上海档案信息网”，点击进入“数字档案公共查阅平台”栏目，足不出户就可在线查询93万余卷馆藏开放档案的案卷级目录、申请部分档案原件的预约调档，同时也可浏览23万余件档案及部分史料编研成果的数字化全文。

平台提供三种查询方式：

• 目录检索：可查询93万余卷开放档案的案卷级目录

• 全文查阅：可查阅23,156件馆藏开放档案的数字化全文

• 史料编研：可查阅上海市档案馆所编纂出版的档案史料汇编的数字化全文

2 线下查阅流程

如果需要查阅尚未线上发布的档案数字化全文，您可以前往上海市档案馆外滩馆查档窗口。对于已全文数字化但尚未线上发布的档案，用户可直接前往查阅全文；对于尚未数字化的档案，用户可通过网络平台提前申请调阅档案原件（每人每次可以申请调阅不超过10卷档案原件）。

五、档案导出的注意事项与常见问题

1 档案导出必备材料

无论是办理哪种档案导出，都请准备好以下材料：

• 个人有效身份证件原件

• 相关申请表格（如《人事档案查借阅审批表》等）

• 如果是委托他人办理，还需提供委托书及双方身份证件

2 注意事项

• 确认接收单位：在决定从人才市场调档前，务必确定好个人档案接收单位，避免后续出现不必要的麻烦。

• 结清费用：档案转出时，需先结清托管服务费，确保档案顺利转出。

• 注意有效期：调档函有有效期，请在有效期内办理相关手续。

• 个人信息安全：档案中包含个人隐私信息，在整个转档过程中，务必确保个人信息安全。

六、上海档案管理数字化带来的便利

上海档案管理的数字化转型给市民带来了实实在在的便利。以前查询一份历史户籍档案可能需要20分钟左右，现在缩短到了5分钟以内。以前需要亲自跑到档案保管单位，现在通过“一网通办”、“随申办”等平台，很多业务都可以在线办理。

档案数字化也更好地保护了原始档案。纸质档案因保存年代久远后，不可避免会出现发黄、变脆、破损等情况，而在每次翻阅查找过程中，又极易造成新的损坏。电子档案则不会有这些问题。

七、个人心得与建议

基于我对上海档案管理领域的了解，给大家提几点建议：

1. 1
   提前规划：档案导出可能需要一定时间，尤其是需要多个部门协调的情况下，建议提前开始办理。

2. 2
   优先线上：先通过线上渠道查询是否可以办理，节省时间和精力。很多档案信息现在都可以通过线上平台查询甚至导出。

3. 3
   材料准备齐全：无论是线下还是线上办理，都确保材料准备齐全，避免因材料不全而来回奔波。

4. 4
   注意档案安全：档案是重要的个人文件，一定要通过正规渠道办理转移，确保档案安全。

希望这篇文章能帮助大家更好地理解上海档案材料导出的方法和流程。如果您有具体问题，欢迎留言讨论！

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