上海落户档案存放政策,户籍档案保存期限与转档流程

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2025/10/20 03/31/31

成功落户上海后，很多人都会关心个人档案的存放问题：档案需要在上海保存多少年？有哪些具体规定和要求？事实上，上海对落户人员的档案存放有着明确的管理体系，了解这些规则对每位新上海人都至关重要。

档案存放的基本要求与期限

户籍档案对于公民身份认定和社会关系确认具有重要意义，因此通常会被视为需要长期保管的档案。根据档案管理规定，短期保管的档案通常保存15年，而长期保管的档案则至少保存50年。户籍档案包含了公民的基本信息，如姓名、民族、出生日期、家庭关系等，这些信息需要长期保存。

在上海落户后，个人档案必须按规定进行存放。如用人单位具有档案保管资质，工作期间一般应由用人单位进行保管；如用人单位不具有档案保管资质，根据属地化管理原则，一般由上海市户籍所在地对应的区就业促进中心保管。这意味着档案会在上海长期保存，至少50年起，以满足各类证明和核查需求。

落户后档案存放的具体流程

成功落户上海后，档案存放遵循明确的流程。首先，在落户申报过程中，人事档案已经调到上海来了。落户成功后，个人需要关注档案的最终去向。

如果档案已调至市区人才服务中心，个人可以登录上海人才网"人事档案管理服务-档案证明预约（打印）"栏目在线注册打印《存档证明》，然后至户籍所在区就业促进中心办妥《就业创业登记证》。随后，携带新身份证至市区人才服务中心的档案服务窗口申请转档。

市区人才服务中心将根据个人提交的转档申请，通过机要通信方式或内部流转至相应的区就业促进中心。至此，户籍和档案都正式安家上海。

档案存放不当的风险与应对

档案存放不当会带来严重风险。如果档案在自己手上超过2年，就会成为"死档"，影响其正常使用。超过5年没有交档案保管费，人才市场等机构可能会将档案封存，同样会导致档案变成"死档"。

对于成为"死档"的情况，需要及时处理。如果毕业后未超过2年择业期（有的地方是3年择业期），可直接去人才市场补办存档手续；超过了择业期，则可以按照非普通高等院校毕业生身份，携带身份证、学历证、户口簿等材料重新办理存档。如果档案丢失，需要在所在单位办理档案遗失证明，然后到学校补办相关材料。

档案内容缺失的补救措施

档案材料不齐全的情况很常见，尤其是高中档案材料丢失。遇到这种情况，人才中心会反馈档案不齐全，需要申请人逐条补齐。

对于学生时期的材料，涉及学历、学位、学籍的可到就读学校补办，如果学校不存在，应向当地教育局咨询。对于工作时期的材料，需要每个单位补离职退工证明，没有职称的补职称，由原单位协助补充材料。如果原单位注销，可以由上级工商管理部门出具相关证明。

如果所在地的档案管理单位查询不到档案信息，申请人可以出具情况说明并在"接受档案缺少材料清单"上签字，然后办理存档。重要的是，所有档案材料都必须真实，不能为了图方便制作虚假材料。

档案管理的常见问题解答

问题一：档案在哪里可以查询？

档案可能存放在户籍地人才中心、国内最后学历学校的档案管理部门、有档案保存权的工作单位，或者北京留学生服务中心（针对留学生）。如果之前办理过居住证积分，档案可能已存放在上海的人才中心。

问题二：如何确认档案已安全到达上海？

上海区人才中心收到档案后会检查是否完整，如果有不完整会通知补办。可以通过上海人才网查询档案到达情况。

问题三：档案是否可以自己保管？

绝对不可以。个人持有档案属于违规操作，更不能私拆档案。档案在自己手里超过2年就会成为"死档"，影响正常使用。

上海作为国际化大都市，对档案管理有着严格规范，新落户人员应当重视档案存放问题，确保这一重要个人文件得到妥善管理，为将来在上海的发展奠定良好基础。

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